كيف يمكنك إدارة ما لا يمكنك قياسه؟

مراقبة و تقويم الميزانية
كيف يمكنك إدارة ما لا يمكنك قياسه؟

عزيزي القارئ، ضمن سلسلة إدارة الميزانيات بمراحلها الثلاث – التي بدأناها في العدد 41 سبتمبر 2008- تناولنا مرحلة التحضير لصياغة الميزانية، ثمّ انتهينا من مرحلة كتابة الميزانية في عدد يوليو - تمّوز الماضي. و نفتتح في مقالة هذا العدد المرحلة الثالثة في عملية الموازنة، مرحلة الرقابة و التقويم.

بعد انتهائك من كتابة الميزانية، أصبح واجباً عليك تحقيق ما يبيّن فيها من مقادير الإيرادات و الالتزام بما ترسمه من حدود الإنفاقات. للتحقّق من هذا الالتزام و استكشاف المتغيّرات ينبغي عليك المثابرة على مراجعة ميزانيتك و القيام بالتعديلات اللازمة.

تحليل الاختلافات بين الواقع و الميزانية
لا بدّ من أن تظهر بين الحين و الآخر اختلافات بين ميزانيتك و بين نتائج الأداء الفعليّ. حتّى يكون بمقدورك القيام بتعديلاتٍ بنّاءة يجب أن تهيّئ ما يلزم لاعتماد إطارٍ عام مرشد تستند إليه في تفهّم و تحليل أمثال هذه الاختلافات.

- تفهّم الاختلافات:
من المهمّ جداً تفهّم أسباب ظهور الاختلافات - مهما كانت صغيرة – بين المرسوم في ميزانيتك و بين مخرجات الأداء الفعليّ. إنّ ما يبدو لك و لقسمك اختلافاً تافهاً قد يكون مؤشراً خطيراً لدى المنظّمة كلّها، و خصوصاً إن ترافق هذا الاختلاف باختلافاتٍ أخرى لدى بقية أقسام المؤسّسة.

إنّ التحديد الدقيق لأسباب ظهور الاختلافات يعني أنّك أصبحت قادراً على التأكّد من تقليص احتمالات مواجهتها مرةً بعد مرّة، و يعني كفاءةً أكبر في استشراف الاختلافات الجديدة التي يخبّئها المستقبل.

تذكّر:
- تجاهل الاختلافات التي تعلمُ أنّها ستصحّح نفسها بنفسها الشهرَ القادم
- خصّص فسحةً معقولة في جدول أعمالك من أجل استكشاف الاختلافات

بين الحقل و البيدر... مقارنة الواقع بالميزانية:
مقارنةُ نتائج الأداء الفعلية مع المرسوم في الميزانية هي الأداةٌ التقليدية المستخدمة من قبل الإدارة العليا لقياس أداء الإدارة و أداء الأقسام العاملة. إنّ نظام القياس الإداري- التنفيذيّ السليم يطرح أسئلةً كبيرةً مثل " هل لدينا الخطط الملائمة لتحقيق ما نريد؟ و كبف يجري التنفيذ؟" " كيف يساهم كل قسم من أقسام المؤسسة في تحقيق غاياتها؟"

إن الميزانية الحسنة الإعداد و المتبنّاة بجديّة ترتقي لتصبح وثيقة ذات منظور أكثر مستقبليةً يمكن أن تستعين بها الإدارة العليا في استكشاف تيارات التحوّل، و توقّع نتائج نهاية العام، و تجنّب المفاجآت المالية المرّة.

دورة عملية الرقابة و الضبط
حتى تتمكن من متابعة الميزانية متابعةً صحيحة بنبغي عليك القيام بكل الخطوات الأربع المكوّنة لحلقة التغذية الراجعة. إنّ هذا يضمن وجود فعالية رقابة مجدية مندمجة داخل عملية صياغة الموازنة لديك.

إنّ جعل عملية الموازنة عمليةً تعلّميةً لا يعني بالضرورة أن تصبح العملية مستنزفةً للوقت و الموارد الإدارية، و لكنّه يوجب على الإدارة استكشاف و تقييم أسباب العجز عن تحقيق المطالب المرسومة و تحديد ما يمكن القيام به للتصحيح مستقبلاً. و أمّا كتابة الميزانية دون استخدامها لأغراض الرقابة فما هي إلاّ قيامٌ أعرج بنصف المهمّة التي لا بدّ من اجتماع شطريها.

مراقبة التفاوتات variances:
إن الاختلافات المكتشفة نتيجة المقارنة بين النتائج الفعليّة و بين تلك المرسومة في الموازنة و المسمّاة بالتفاوتات variances، ينبغي عليك تحليلها حتّى تتمكّن بناءً على ذلك من ترتيب أولويات خطوات التصحيح المستقبليّة. النزول عن حدّ الإنفاق المرسوم تفاوت إيجابي و تجاوزه تفاوت سلبيّ.

- تأسيس الإجراءات المعتمدة:
ينبغي على المدير مواصلة الرقابة على الاختلافات و تفهّم كيفية نشوئها. و تصنّف هذه الاختلافات عموماً إلى تفاوتات في الميزانية، و إلى تفاوتات خارجية مفاجئة. إن المتابعة المستمرّة تعين في تكوين فهمٍ شمولي أعمق لسلوك التكلفة، و هو الأمر الذي يهيّء لرسم ميزانية أدقّ في الدورة التالية.

للقيام بالمتابعة خير قيام ينبغي على المدير أن يأسّس لها إجراءات رقابيّة ملائمة مدروسة. و حتّى تكون هذه الإجراءات فعّالةً – كما تبيّن على ضوء التجربة- فإنّها يجب أن تكون منتظمة، و سهلة التطبيق، و مفصّلةً إلى الحدّ الملائم.

- اختيار الاختلافات الواجب قياسها:
ينبغي على المدير تحديد التفاوتات المهمّة حتّى يستطيع التأكّد من أن الميزانية المرسومة يتمّ الالتزام بها إلى أقصى حدٍ ممكن. في اختيار الاختلافات التي تستحق مزيداً من التعمق في دراستها ينبغي النظر في الأمور التالية:
- مدى قابلية التفاوت للتحكّم فيه.
- التكلفة المتوقّعة الناجمة عن دراسة الاختلاف
- احتمال مواجهة هذات الاختلاف مرةً أخرى

و يبقى السؤال الرئيس الواجب طرحه لدى تحديد التفاوتات الواجبة دراستها هو لماذا نمحّص هذا الاختلاف، و ماذا سنصنع بالمعطيات المستقاة من قياسه؟ إن لم يكن لتمحيص و قياس الاختلاف جدوى عملية مثبتة فلا تضيّع وقتك و جهدك فيها.

أسئلة ينبغي أن تطرحها على نفسك دائماً:
- ما هي الإجراءات المعتمدة لدينا لاستكشاف التفاوتات؟
- هل تتوفر في إجراءاتنا خصائص الانتظام، و سهولة التطبيق، و احتواء التفاصيل الملائمة؟
- هل الاختلافات المقيسة تعود علينا فعلاً بمعلوماتٍ مستقبلية لها قيمة معتبرة؟
- هل سعينا لتمحيص الاختلاف هو سعيٌ ممكنٌ في الواقع؟
- هل تقارير الاختلافات لدينا واضحةٌ تقوم على المعطيات المنطقية، و تضمّ المقارنات الصحيحة؟
- كيف تستخدم تقارير الاختلافات؟

لا توجد قواعد نهائية موحدة لصياغة تقارير الاختلافات أو التفاوتات، و لا يوجد نمط ثابت لترتيبها.

و لأنّ تقارير الاختلافات تعدُّ داخلياً من قبل كل قسم أو منظّمة بذاتها يمكنك ابتداع أيّ نمط بشرط ان يكون ذلك النمط مستنداً إلى تفهّم احتياجات قسمك بالذات، فالنمط المفيد في قسم معين قد يكون عديم النفع في قسمٍ آخر. و اجتهد في أن تكون كل تقاريرك مستندةً إلى وثيقة الميزانية الأصلية حتّى تضمن الاتساق في نمط الترتيب. و في صياغة تقاريرك تجنّب التفاصيل التي لا داعي لها، فعملياً لا يكادُ المديرون يستفيدون فائدةً معتبرة من تقارير "تحليل الميزانية و الاختلافات" المغرقة في التفصيل، و تعقيدها الذي بُذلت في سبيله التضحيات هو الذي يصدّ الناس عن مجرّد النظر فيها، و في النهاية لن نرى لها أثراً في تحسين الأداء.

ببساطة يُنشأ التقرير عن طريق أعمدةٍ إضافيّة تبيّن كلاً من المقدار و النسبة المئوية للفرق بين الميزانية المرسومة هذه السنة وبين الواقع الفعليّ في السنة الماضية. و الجدول التالي يبيّن مثالاً على ذلك.

تقرير اختلافات الميزانية variances في القسم – لشهر أبريل السنة الثانية
البند	الفعلي$	الميزانية $	الاختلاف		السنة الماضية$	الاختلاف
البند	الفعلي$	الميزانية $	وحدة نقد$	نسبة %	السنة الماضية$	وحدة نقد$	نسبة %
تدفئة	1200	1300	100	8%	1100	-100	-9%
إضاءة	500	550	50	9%	525	25	5%
هاتف	660	700	40	6%	650	-10	-2%
بريد	100	90	-10	-11%	110	10	9%
قرطاسية	200	180	-20	-11%	160	-40	-25%
كتب	50	80	30	38%	50	0	0%
تأمين	240	240	0	0%	220	-20	-9%

شكرا

شكرا للمرور العطر

مشكوووووووووووووور

شكرا لمرور العطر

» السياسي الامام الحسن وفن إدارة الصراع
» برنامج msn8.0 patch يمكنك من فتح اكثر من ماسنجر